Przemek Siwoń Presja rynku, cele biznesowe i rosnące oczekiwania pracowników sprawiają, że organizacje muszą nieustannie dostosowywać sposób działania do zmieniających się warunków. O tym, jak skutecznie poradzą sobie z tym wyzwaniem, decydują nie tylko strategia i dostępne zasoby, lecz także środowisko pracy, kultura organizacyjna i zdolność liderów do przekładania założeń na konkretne działania. Coraz częściej definicja skutecznego zarządzania zawiera w sobie zwinność organizacyjną. Na barkach lidera spoczywa obowiązek skutecznego komunikowania i egzekwowania wizji sukcesu.
Jak zatem robić to skutecznie?
Według L.D. Marqueta należy zaczynać od wizji końca. Bynajmniej nie chodzi tu o testament i zaplanowanie swojego odejścia z organizacji. Koncepcja autora, opisana w książce „Zmień kurs”, polega na określeniu rezultatu, do którego chcemy doprowadzić nasze działania. Chodzi o to, aby jeszcze przed rozpoczęciem pracy jasno określić, co chcemy osiągnąć i po czym poznamy, że odnieśliśmy sukces. Może to dotyczyć zwiększenia zdolności produkcyjnych linii, rozwoju członka zespołu czy koniecznych zmian personalnych. Wizję warto uzupełnić o konkretny termin realizacji i mierzalne kryteria sukcesu. Jeżeli celem jest zwiększenie zdolności produkcyjnych linii, warto jeszcze przed rozpoczęciem działań ustalić oczekiwany wzrost wydajności, wymagany poziom jakości, termin osiągnięcia rezultatu oraz zasoby niezbędne do jego realizacji. Dzięki temu zespół wie nie tylko, co ma zrobić, ale również po czym pozna, że zadanie zostało wykonane z sukcesem. Dobrą praktyką jest spisanie sobie czego oczekujemy w notesie lub w pliku – by w czasie wdrażania zmiany móc sprawdzić czy rzeczywistość zmierza w dobrym kierunku. Warto zapisać oczekiwany rezultat, termin, kryteria sukcesu i najważniejsze założenia. Następnie należy omówić je z zespołem, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją cel w ten sam sposób. Zapis staje się wówczas punktem odniesienia podczas przeglądów postępów i podejmowania decyzji. Najważniejsze – wracajmy do naszej wizji regularnie. W przypadku gdy zbyt mocno odbiegamy od definicji sukcesu – będziemy mieć możliwość wrócenia na właściwy kurs.
W swoim życiu zawodowym wielokrotnie obserwowałem liderów, którzy woleli „płynąć z prądem”. Zapytani o pomysł i wizję dla swojego działu lub projektu, wskazywali na brak danych albo posługiwali się ogólnymi, lecz mało konkretnymi określeniami. Odkładali moment wyznaczenia kierunku, uznając, że nie można tego zrobić bez pełnej wiedzy. Tymczasem rola lidera nie polega na posiadaniu wszystkich odpowiedzi, lecz na podejmowaniu decyzji na podstawie dostępnych informacji, określaniu założeń i korygowaniu ich wraz z pojawianiem się nowych danych. Bez tego zespół pozostaje bez jasnych priorytetów, a odpowiedzialność za rezultat staje się trudna do wyegzekwowania.
Jeśli obawiasz się, że Twoja wizja okaże się niewłaściwa, zacznij od małych kroków. Zapisz, co chciałbyś zmienić, aby Twój zespół działał skuteczniej. Przyjrzyj się również temu, co już działa dobrze i co warto rozwijać. Nie potrzebujesz kompletnej odpowiedzi na wszystkie pytania, aby wyznaczyć pierwszy kierunek działania.
Dlaczego jest to tak ważne?
Ludzie uczą się kultury organizacyjnej nie tylko z deklarowanych wartości, lecz przede wszystkim z codziennych decyzji i reakcji liderów. Obserwują, jakie zachowania są wzmacniane, jakie spotykają się z reakcją, a na jakie organizacja przymyka oko. Właśnie w tej różnicy między deklaracją a praktyką ujawnia się rzeczywisty standard zespołu.
Jeśli więc jako lider nie wyznaczasz kierunku i nie określasz oczekiwanych rezultatów, sam w ten sposób budujesz kulturę organizacyjną swojego zespołu. Gdy pracownik pyta, ile czasu powinien zająć dany projekt, a Ty nie potrafisz określić terminu lub unikasz odpowiedzialności za jego wyznaczenie, przyczyniasz się do powstawania niepewności, rozbieżności w ocenie rezultatów i potencjalnych opóźnień.
Sprecyzowanie kryteriów sukcesu i terminu realizacji projektu przed jego rozpoczęciem zwiększa szanse na powodzenie. Zmusza również obie strony do odpowiedniego przygotowania się, a jednocześnie wzmacnia ich zaangażowanie. Jeśli dołożymy do tego regularną komunikację na temat postępów i otwarte omawianie przeszkód, zwiększymy szanse zespołu na skuteczną realizację założonych celów.
Podobnie działa wyznaczanie wizji na dwa–trzy lata dla zespołów menedżerskich. Pomaga to przełożyć kierunek organizacji na cele dla własnych zespołów. Lider, jasno komunikując, co chce osiągnąć, buduje organizację opartą na klarowności i wspólnym rozumieniu priorytetów.
Jeśli każdy lider w organizacji buduje zespoły, które znają misję i wizję firmy, rozumieją jej system wartości i stosują go w codziennej pracy, a jednocześnie realizują konkretne, mierzalne cele, regularnie omawiane i weryfikowane, rosną szanse na sukces całej organizacji. Autentyczność i transparentność liderów pomagają wówczas budować kulturę organizacyjną, która wzmacnia biznes.
Kultura organizacyjna nie jest czymś, co po prostu istnieje — kształtuje się poprzez codzienne decyzje, zachowania i standardy, które liderzy wzmacniają lub tolerują. Zaczynając od jasno określonego rezultatu, lider nadaje działaniom kierunek i pomaga zespołom zrozumieć, co oznacza sukces. Jeśli połączy to z konsekwentnym działaniem, otwartością na informację zwrotną i gotowością do korygowania założeń, zwiększa szansę, że organizacja nie tylko będzie reagować na zmiany, lecz także skutecznie się do nich przygotowywać.
